8. Privacy

Op onze school gaan we zorgvuldig om met de privacy van onze leerlingen. We verzamelen doorheen de schoolloopbaan van uw kind heel wat gegevens, zoals bij de inschrijving. We vragen alleen gegevens van uw kind op als dat nodig is voor de leerlingenadministratie en –begeleiding. 

Voor alle verwerkingen van die zogenaamde persoonsgegevens is het schoolbestuur verantwoordelijk. 

De gegevens van uw kind worden digitaal bewaard en veilig opgeslagen. We zien er op toe dat niet iedereen zomaar toegang heeft tot die gegevens. De toegang is beperkt tot de personen die betrokken zijn bij de begeleiding van uw kind (zoals de klassenraad, het CLB en het leersteuncentrum).

Om goed te kunnen optreden bij risicosituaties, kunnen we uitzonderlijk ook gegevens over de gezondheidstoestand van uw kind verwerken, maar dat gebeurt enkel met uw schriftelijke toestemming. U kunt uw toestemming altijd intrekken.

Wij bewaren de gegevens van uw kind maximaal 1 jaar nadat uw kind de school verlaten heeft. Voor sommige gegevens is er een wettelijke bewaartermijn vastgesteld die langer kan zijn.

U kunt als ouder ook zelf gegevens opvragen die we over uw kind bewaren. U kunt inzage krijgen in en uitleg bij die gegevens. U kunt foutieve, onvolledige of verouderde gegevens laten verbeteren of verwijderen. Ook kunt u een (digitale) kopie vragen. Dat kan door schriftelijk contact op te nemen met de directeur. We kunnen geen gegevens doorgeven over anderen, zoals medeleerlingen.

Wanneer uw kind van school verandert, zullen wij een aantal gegevens over de onderwijsloopbaan van uw kind doorgeven aan de nieuwe school. Het gaat om de essentiële gegevens die de studieresultaten en studievoortgang van uw kind bevorderen, monitoren, evalueren en attesteren. We doen die overdracht enkel in het belang van uw kind.

Als ouder kunt u die gegevens – op uw verzoek - inzien. U kunt u tegen de overdracht van de gegevens verzetten, voor zover de regelgeving de overdracht niet verplicht stelt. Als u niet wil dat we bepaalde gegevens doorgeven, moet u ons dat schriftelijk binnen de 10 kalenderdagen na de inschrijving van uw kind in de andere school laten weten. We zijn verplicht om aan de nieuwe school te melden als uw kind een GC-verslag of IAC-verslag heeft en de inhoud ervan toe te lichten. De nieuwe school kan dit GC-verslag of IAC-verslag raadplegen via IRIS-CLB online.

*Let op: wanneer we spreken over een GC-verlag of een IAC-verslag bedoelen we hiermee ook het gemotiveerd verslag of het verslag opgemaakt voor 1 september 2023.

Gegevens die gaan over de schending van leefregels door uw kind zijn nooit tussen scholen overdraagbaar.

Om uw kind in te schrijven, te begeleiden en op te volgen in VZW Scholengemeenschap Ferdinand Verbiest is het noodzakelijk dat wij de volgende gegevens verwerken:

• elementaire identificatiegegevens;

• gezinssamenstelling;

• privé contactgegevens (met i.h.b. telefoonnummer(s), adresgegevens, e-mail);

• financiële bijzonderheden (met i.h.b. rekeningnummer, schoolonkosten, betalingen).

Het departement onderwijs is, via het Discimus-systeem van AgoDi, een ontvanger van een deel van uw leerlingengegevens;

De scholengemeenschap  VZW Scholengemeenschap Ferdinand Verbiest ontvangt uw administratieve gegevens omwille van hun bevoegdheden om onderwijssubsidies en -werkingsmiddelen te beheren;

Het CLB is, indien het u begeleidt, bevoegd om alle opgesomde gegevens op te vragen;

Het ondersteuningsnetwerk is, indien van toepassing, bevoegd om een deel van de opgesomde gegevens op te vragen;

Iedereen die deel uitmaakt van het multidisciplinair team dat u begeleidt, is bevoegd om alle opgesomde gegevens op te vragen;

Bij verificatie krijgt de onderwijsverificateur toegang tot administratieve gegevens, aanwezigheden, afwezigheidsbewijzen, … in het kader van zijn wettelijk bepaalde taak;

Bij inspectie is het mogelijk dat een onderwijsinspecteur ook toegang vraagt tot bepaalde leerlingengegevens in het kader van zijn wettelijk bepaalde taak.

Op VZW Scholengemeenschap Ferdinand Verbiest worden onderstaande platformen gebruikt bij de verwerking van leerlingengegevens:

• Informat

• Google

• Zorgkompas

• Bingel

• Kweetet/ Kabas

• Leesvoor.vlaanderen

• Wisa

• Scoodle

• Typing.com

Op school gebruiken we Google Workspace for Education. Voor elk ingeschreven kind wordt een Google Workspace for Education-account aangemaakt. Dit account wordt gebruikt voor onze administratie en het schoolwerk van de kinderen, evenals voor het aanleren van vaardigheden met betrekking tot digitaal burgerschap.

We hebben een verwerkersovereenkomst met Google om de gegevens van deze accounts in overeenstemming met de huidige privacywetgeving te verwerken. Ouders kunnen de details van deze overeenkomst opvragen, indien gewenst via privacy@sgfv.be.

Daarnaast maken we op school gebruik van een beperkt aantal tools die gebruikmaken van Single-Sign-On, waarbij wordt aangemeld met de knop 'Google'. Deze door ons geselecteerde tools van derden hebben toegang tot specifieke gegevens, zoals de namen en klasafkorting van de kinderen. Sommige tools kunnen ook de profielfoto van de accounts overnemen.

Op www.sgfv.be/privacy kunt u onze eigen privacyverklaring lezen en vindt u ook een lijst met services van derden. De privacyverklaring van Google zelf is op https://workspace.google.com/terms/education_privacy.html te vinden.

Elk schooljaar maken we concrete afspraken met de kinderen over het gebruik van deze accounts. De afsprakenbrief en aanvullende informatie zijn te vinden op ouders.sgfv.be.

Rechten uitoefenen

U kunt zich steeds op onderstaande rechten beroepen:

• recht op informatie: u mag vragen welke gegevens van u er verwerkt worden en wie er toegang toe heeft (zie ook verwijzing in § 2.6), waarom de school die persoonsgegevens nodig heeft of gebruikt en hoe lang ze bewaard worden;

• recht op inzage: u mag steeds de gegevens die de school van u heeft, inkijken a.d.h.v. een kopie;

• recht op verbetering: indien u fouten in uw gegevens vindt, mag u vragen om dit aan te passen. U kan ook aanvullingen toevoegen aan uw gegevens;

• recht op gegevenswissing: u kan vragen dat gegevens, die niet (meer) strikt noodzakelijk zijn voor de school, permanent en volledig verwijderd worden;

• recht op beperking van de verwerking: indien u bezwaar hebt (zie verder) tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen;

• recht op overdraagbaarheid van gegevens: indien u bepaalde gegevens wenst over te dragen naar een nieuwe school of andere werkgever, dan faciliteert de school dit (in de mate van het mogelijke);

• recht van bezwaar: indien u niet akkoord gaat met de grondslag van een verwerking of met de manier waarop bepaalde gegevens van u verwerkt worden, kan u zich hiertegen verzetten;

• recht om niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming: wanneer de school algoritmes gebruikt om, zonder tussenkomst van mensen, bepaalde gevolgen te trekken uit (een deel van) uw gegevens, dan kan u zich hiertegen verzetten;

• recht om zijn/haar toestemming in te trekken: indien men u voor bepaalde verwerkingen de toestemming gevraagd heeft, kan u ten allen tijde kiezen om deze niet meer te verstrekken.

Voor meer uitleg over of om u op een van deze rechten te beroepen, gelieve u intern te richten tot privacy@sgfv.be. Bij eventuele disputen of twijfel, kan u zich ook wenden tot de toezichthoudende autoriteit inzake privacy en de verwerking van persoonsgegevens: https://www.privacycommission.be/

Gerechtvaardigd belang

Een aantal verwerkingen hebben een ‘gerechtvaardigd belang’ als grondslag:

• toezicht op telecommunicatie;

• de vermelde doorgifte van uw gegevens aan onderwijsinspectie.

Geautomatiseerde besluitvorming

Op VZW Scholengemeenschap Ferdinand Verbiest worden noch leerlingen, noch ouders onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming.

Al dan niet verstrekken van gegevens

De vermelde gegevens moeten, indien van toepassing, verstrekt worden om de inschrijving op VZW Scholengemeenschap Ferdinand Verbiest te kunnen starten. Met uitzondering van:

• rijksregisternummer

• gezondheidsgegevens

• afbeeldingen (voor public relations), zie toestemmingsformulier;

• contactgegevens, zie toestemmingsformulier i.v.m. doorgeven contactgegevens naar secundaire scholen.

Inzage in, toelichting bij

U kunt als ouder ook zelf gegevens opvragen die we over uw kind bewaren. U kunt inzage krijgen in die gegevens en uitleg krijgen bij die gegevens. U kunt foutieve, onvolledige of verouderde gegevens laten verbeteren of verwijderen. Ook kunt u een (digitale) kopie vragen. Dat kan door schriftelijk contact op te nemen met de directeur. We kunnen geen gegevens doorgeven over anderen, zoals medeleerlingen.

We publiceren geregeld beeldmateriaal op de website van de school. De bedoeling is daarmee geïnteresseerden op school en daarbuiten op een leuke wijze te informeren over de activiteiten op school. De personen die de opnames maken, zullen dit steeds doen met respect voor wie op de beelden staat.

Bij het begin van de schoolloopbaan van uw kind vragen we u om toestemming voor het maken van deze opnames. Uw toestemming die we via een toestemmingsformulier vragen, blijft voor de hele schoolloopbaan van uw kind gelden. Enkel indien we de beelden voor een ander doel dan vermeld op het formulier willen gebruiken, vragen we opnieuw uw toelating.

U kunt uw toestemming altijd terug intrekken.

We wijzen erop dat deze privacyregels ook voor uw kind gelden. Volgens de privacyregelgeving mag u beeld- of geluidsopnames waarop medeleerlingen, personeelsleden van de school of andere personen herkenbaar zijn, niet publiceren of doorsturen tenzij u de uitdrukkelijke toestemming hebt van alle betrokkenen.

Op school mogen enkel personeelsleden of personen die daarvoor een opdracht hebben gekregen, bv. de schoolfotograaf, beeld- of geluidsopnames maken.

Studenten van het secundair onderwijs of van hogescholen, kunnen stage lopen in onze school. Aangezien zij mogelijks beeld- of observatiemateriaal verzamelen van kinderen voor hun opgelegde taken (rekening houdende met de wet op de privacy en het ambtsgeheim) gaan wij ervan uit dat u daartegen geen bezwaar hebt. Mocht u toch bezwaar hebben, dan kunt u dat op elk moment van het schooljaar melden aan de directie.